Las denominas “reuniones improductivas” son casi inevitables. Son aquellas que resultan inútiles o monótonas, aun cuando se supone que deben reunir a las personas para discutir problemas, proponer nuevas ideas o soluciones.
Para muchos, el problema de las reuniones de trabajo radica en su cantidad y frecuencia. Por ejemplo, una reunión semanal de unas tres horas, serían unas 12 al mes, que al año ascenderían a 144 horas. Claro, si solo se limitan a ese lapso inicial. La calidad de esos encuentros, por otro lado, solo pueden medirlo quien participan en ellos.
Las reuniones, independientemente de su productividad, también sirven como una forma de crear conexiones más profundas entre quienes asisten. Pueden ayudar a mejorar las relaciones con los colegas.
Porqué evitar reuniones improductivas
Si bien este último indicador no suena mal, una reunión improductiva, entre muchos otros factores, resulta ser una pérdida de tiempo y dinero. Incluso, puede dañar la moral del equipo. Es decir, si las personas son interrumpidas cuando hablan o forzadas a sentarse mientras otra persona se va “por la tangente”, es probable que se sientan desanimadas acerca de su papel en el equipo.
Otro de los motivos por el cual evitarlas es porque los asistentes pueden aburrirse o distraerse. Es un hecho que casi todos revisan su teléfono durante las reuniones, pero si varios miembros del equipo están enviando mensajes de texto, revisando su correo electrónico o haciendo otro trabajo, no estarán prestando atención y la reunión no será tan efectiva.
Incluso, las reuniones pueden interrumpir “trabajo profundo”. La pérdida de productividad va más allá del tiempo dedicado a la reunión. Es decir, si los miembros del equipo dejan de lado asignaciones cognitivamente exigentes, que requieran concentración, pueden tener problemas para volver a enfocarse después de que haya terminado la reunión.
Reuniones productivas
Las reuniones, independientemente de su calificación, son necesarias. En unos sectores son más imprescindibles que en otros. Pero se pueden tomar medidas para volverlas los más productivas posible. Por ejemplo, manteniendo las reuniones pequeñas o con personal reducido.
Aunque ciertamente dos cabezas piensan mejor que una, no significa que tengan que asistir 15 participantes para que la reunión sean más productivas. Las informaciones relevantes pueden ser suministradas por correo electrónico.
La conclusión, en este punto, es invitar a los participantes que sean estrictamente esenciales y reserve las grandes reuniones para anuncios y presentaciones de toda la empresa.
Otras consideraciones para tener reuniones de equipo más efectivas:
● Las reuniones programadas regularmente deben contar con una agenda clara, pues no solo ayudan a los participantes a mantenerse enfocados en el tema, sino permiten recopilar pensamientos y materiales con anticipación, para que puedan decir lo que necesitan de manera organizada.
● Las reuniones no deben tratarse de llenar un espacio de tiempo. Cuando se trata de volver una reunión productiva, ahorrar tiempo y dinero, las videoconferencias no tienen escasez de ventajas.
● Optar por reuniones virtuales, al parecer los empleados se mantienen mucho más concentrados, incluso más que durante las llamadas de audio.
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